Agente ou agent de coordination

IVADO est un consortium interdisciplinaire et intersectoriel de recherche, de formation, et de mobilisation des connaissances qui a pour mission de bâtir et de promouvoir une intelligence artificielle robuste, raisonnée et responsable. Piloté par l’Université de Montréal, avec 4 partenaires universitaires (Polytechnique Montréal, HEC Montréal, Université Laval et Université McGill), IVADO rassemble des centres de recherches, des partenaires gouvernementaux et industriels, pour coconstruire des initiatives intersectorielles ambitieuses favorisant un changement de paradigme de l’IA et de son adoption.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

• Vous faites preuve d’un excellent sens de l’organisation, de la planification et de la débrouillardise, en plus de faire preuve de discrétion, de rapidité d’exécution et de polyvalence.
• Vous aimez interagir avec les autres et possédez de solides compétences en communication orale, écrite et interpersonnelle, ainsi qu’un bon sens du tact et de la diplomatie.
• Vous avez une capacité à vous adapter aux imprévus et à trouver des solutions.
• Vous faites preuve de minutie, de jugement, d’un bon sens des priorités ainsi que d’un grand souci du détail et de la qualité dans votre travail.
• Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.

Vos défis au quotidien

• Agir à titre d’agent de liaison pour les communications entre la direction générale et les directions scientifiques, équipes internes, chercheurs, partenaires, et autres interlocuteurs.
• Planifier et coordonner des activités administratives et évènements à des fins de collaboration de la direction générale avec diverses parties prenantes. Assurer la logistique des réunions, des déplacements et voyages requis.
• Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, des rapports, du matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexe et qui s’adressent à des destinataires internes ou externes.
• Veiller à l’organisation, à la convocation et à la préparation des séances des instances de gouvernance d’IVADO en rédigeant l’ordre du jour, en préparant les documents relatifs aux dossiers à discuter ou à traiter, en exécutant des recherches d’informations ou de données, etc.
• Participer aux séances des divers comités, en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux. Effectuer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l’état d’avancement des dossiers avant la tenue d’une prochaine réunion.
• Assurer le traitement des notes de frais de sa direction et de certains suivis budgétaires.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

• Diplôme universitaire terminal de premier (1er) cycle dans un champ de spécialisation approprié.
• Expérience en coordination et communication avec des membres de la haute direction.
• Maîtrise de la langue française à l’orale et à l’écrit et connaissance de l’anglais.
• Une excellente connaissance de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365.

Notre promesse employeur

• Un taux annuel entre 58 520 $ et 83 433 $ en fonction de votre expérience.
• Organisation du travail en mode hybride.
• Un accès facile en transport collectif.

Davantage d’information sur le poste

• Poste régulier à temps plein, pour 35 heures par semaine.
• Syndicat des employés et des employées de la recherche de l’Université de Montréal – SERUM-PRO.
• Supérieur immédiat ou responsable de la recherche : Mélanie Bosc, directrice générale adjointe
• Catégorie : R1.
• Horaire : Du lundi au vendredi de 9h à 17h.
• Date d’entrée en fonction : dès que possible.

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Soumettez votre candidature en ligne ici >> (offre d’emploi #529593) avant la date limite de l’affichage, le 6 mai 2025, en cliquant sur le bouton postuler en haut à droite. Au plaisir de faire votre connaissance très bientôt!