Programme de Soutien aux Regroupements étudiants (SOURI)

Ce soutien financier vise à soutenir le rayonnement de la recherche étudiante et la consolidation des communautés étudiantes dans tous les domaines de l’intelligence artificielle, incluant les recherches méthodologiques en science des données (apprentissage automatique, recherche opérationnelle, statistiques) et leurs applications dans plusieurs domaines, dont nos domaines prioritaires (la santé, le transport, la logistique, l’énergie, le commerce et la finance) ou tout autre domaine d’application (sociologie, physique, linguistique, génie, etc.).

Le Soutien aux Regroupements IVADO (SOURI) permet à un regroupement formé majoritairement d’étudiants et d’étudiantes d’obtenir jusqu’à 5000 $ pour le financement d’un projet ou d’ensemble de projets répondant à au moins un des objectifs suivants :

• Développer une communauté étudiante dynamique et multidisciplinaire en intelligence artificielle;
• Faire rayonner la recherche produite par les étudiantes et étudiants en intelligence artificielle;
• Favoriser le développement des compétences techniques et/ou transversales des participants.

Veuillez noter qu’en raison de la grande popularité du programme, nous n’acceptons plus les demandes de financement pour des activités ayant lieu durant la session d’hiver 2023.

Les demandes peuvent être déposées à tout moment. Toutefois, afin d’avoir l’assurance que le financement sera disponible pour la date d’un événement, veuillez faire votre demande au moins 45 jours avant la tenue de ce dernier.

À moins d’avis contraire, les montants octroyés sont de 500$, 1000$, 2000$ ou 5000$, en fonction de la taille de l’initiative supportée ainsi que des critères de sélection suivants :

• Caractère novateur du projet;
• Pertinence du projet dans le cheminement universitaire;
• Retombée sur la communauté universitaire;
• Possibilité de rayonnement des participants;
• Rayonnement de l’événement;
• Aspect multidisciplinaire du projet proposé (les collaborations entre associations et/ou regroupements étudiants sont encouragés);
• Utilisation raisonnable des ressources demandées;
• Impact du financement d’IVADO sur la réalisation et le succès de l’initiative proposée;

Adéquation du projet aux grandes visions, missions et valeurs d’IVADO et aux grands principes de notre Cadre de référence en égalité, intégrité et inclusion.

Dépenses non-admissibles

Les principales dépenses non-admissibles à cette subvention sont les suivantes :

• Les dépenses relatives à l’achat de boissons alcoolisées;
• Cadeaux et prix aux participant.e.s et aux conférencier.ère.s;
• L’impression et la production d’actes de colloque;
• Le coût des billets d’avion qui ont été achetés par l’entremise d’un programme personnel de points de grand voyageur;
• Les frais liés aux passeports et à l’immigration;
• La rémunération des membres du comité organisateur.

Pour tous les détails concernant les possibilités de financement, veuillez consulter le Guide d’administration du Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada.

Projets admissibles

Afin d’être admissible au SOURI, votre projet doit correspondre à l’une ou l’autre des catégories suivantes :

Développement académique

Les projets contribuant à améliorer les compétences académiques des étudiantes et des étudiants, notamment en recherche, en rédaction et en communication, ou à leur offrir l’opportunité d’acquérir des outils pour la réussite de leur parcours (ex : ateliers, conférences, etc.).

Diffusion de la recherche étudiante

Les projets contribuant à la diffusion de la recherche étudiante et destinés principalement à un public composé d’étudiantes et d’étudiants (ex : Journée de la recherche).

Insertion professionnelle

Les projets contribuant au développement des compétences professionnelles des étudiantes et des étudiants, en facilitant leur intégration au marché de l’emploi et en leur offrant des opportunités de réseautage professionnel et de soutien professionnel (ex : mentorat, soirée de réseautage professionnel, etc.).

Critères d’admissibilité

− Le projet doit être l’initiative d’un regroupement formé majoritairement d’étudiants et d’étudiantes;

− Les étudiantes ou les étudiants responsables de la demande de subvention doivent être membres du regroupement organisateur;

− Le public cible du projet doit être avant tout les étudiantes et les étudiant.e.s intéressé.e.s ou spécialisé.e.s en intelligence artificielle;

− Le projet doit correspondre à une des trois catégories de projets admissibles.

Veuillez noter qu’en raison de la grande popularité du programme, nous n’acceptons plus les demandes de financement pour des activités ayant lieu durant la session d’hiver 2023.

Processus d’obtention

Vérifier que le projet répond à l’ensemble des critères d’admissibilité et lire l’ensemble des règlements et remplir le Formulaire de demande.

Pour IVADO :

En plus de son soutien financier, IVADO propose les services suivants aux regroupements étudiants financés,  sous réserve de faisabilité.

• Promotion de l’événement sur certains canaux de communication de l’organisme, sous réserve de disponibilités au calendrier éditorial;
• Soutien à la recherche de conférenciers et conférencières, lorsqu’applicable

Pour le regroupement étudiant financé

À la suite de la confirmation de financement d’IVADO, le comité organisateur s’engage à respecter les contreparties suivantes :

• Participation de membres d’IVADO en tant que participants;
• Possibilité pour IVADO de présenter ses services (présentation ou kiosque);
• Accès d’IVADO aux informations de base concernant les participant.e.s (nombre, domaine et cycles d’études, affiliation). Cette liste sera ajoutée à la base de données interne d’IVADO pour l’envoi d’information concernant ses services, à moins d’une mention individuelle explicite indiquant un refus en ce sens;
• Logo d’IVADO présent sur tous les soutiens de communications du ou des événements;
• Partage des activités d’IVADO pertinentes pour les étudiant.e.s sur les canaux de communication de l’association / du regroupement;
• Rédaction d’un rapport qui fait un résumé de l’activité, qui évalue le nombre de participants et participantes ainsi que les points positifs et les points à améliorer;

Un bilan financier du projet, détaillant les dépenses réalisées grâce au financement d’IVADO et incluant les originaux de factures.

Les membres du comité d’évaluation des dossiers procéderont à l’évaluation des demandes, et une réponse sera envoyée par voie électronique aux responsables de la demande de subvention dans les 45 jours suivant la date limite de dépôt de la demande.

Le regroupement doit soumettre l’ensemble des pièces justificatives du projet impliquant des frais couverts par la subvention de IVADO. Les documents doivent être transmis au maximum 60 jours après la tenue de l’activité ou de l’ensemble des activités financées.

Tout regroupement étudiant reconnu par son institution universitaire et organisant une ou des activités comportant un aspect en intelligence artificielle est éligible au programme SOURI. Il n’existe aucune restriction en lien avec le nombre de participant.e.s à l’activité ou aux activités proposées, ni en lien avec le cycle d’étude des participant.e.s. Toutefois, le regroupement étudiant s’engage à une utilisation rationnelle des fonds versés par IVADO.

Est-il possible de soumettre une demande pour une session, et d’appliquer de nouveau à la session suivante? 

Il est en effet possible, pour un même regroupement étudiant, de faire une demande de soutien pour une session donnée (ex. Hiver 2021), puis d’en faire une deuxième pour la session suivante (ex. Été 2021), du moment que le montant total demandé sur une année scolaire donnée soit d’un maximum de 5000$.